Case Study

Automatisiertes Leadmanagement und Prozesskontrolle für Vertrieb und Investorenkommunikation

Farminsect ist ein wachsendes Unternehmen im Bereich nachhaltiger Futtermittelproduktion. Ziel war es, alle Vertriebs- und Investorenprozesse in HubSpot zu überführen, die Kommunikation zu automatisieren und gleichzeitig eine DSGVO-konforme WhatsApp-Integration für die Kund:innenkommunikation zu schaffen. Werk von Morgen setzte die Transformation strukturiert um – inklusive Vor-Ort-Workshops.

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Branche: Agrartechnologie / Insektenprotein
Sitz: München, Deutschland Unternehmensgröße: 11–50 Mitarbeitende

Zusammenfassung

Farminsect entwickelt modulare Lösungen zur nachhaltigen Produktion von Insektenprotein für Tierfutter. Durch automatisierte Anlagen ermöglichen sie Landwirt:innen die lokale Produktion und Vermarktung hochwertiger Proteine – als ressourcenschonende Alternative zu Soja oder Fischmehl.

Herausforderungen

Vor dem Projekt waren viele Prozesse ineffizient und nicht skalierbar:

Die Lead-Qualifizierung erfolgte manuell, ohne Systematik oder Scoring.

Es gab keine klare Abgrenzung von Lifecycle-Stufen (Cold → Warm → Hot)

Die Übergabe in die Deal-Pipeline war uneinheitlich und nicht automatisiert.

Die Kommunikation erfolgte oft über WhatsApp – jedoch nicht DSGVO-konform oder zentral dokumentiert.

Für Investoren fehlte eine strukturierte Reporting- und Berechtigungslogik.

Diese Probleme führten zu Datenverlust, Mehraufwand im Vertrieb und schlechter Skalierbarkeit.

Lösungen & Vorgehen

Werk von Morgen entwickelte eine modulare CRM-Architektur in mehreren Sprints:

Sprint 1: Grundlagen schaffen

HubSpot Health Check, DSGVO-Audit

Einrichtung neuer Postfächer und Aktivierung des DOI-Systems

Definition von Status-Logiken und Scoring-Modellen

Sprint 2: Automatisierung & Struktur

Aufbau einer standardisierten Lead-Pipeline mit Cold–Warm–Hot-Stufen

Einrichtung automatischer Übergabe in die Deal-Pipeline

Aufsetzen einer dedizierten Series-B-Pipeline für Investoren

Rollout einer DSGVO-konformen WhatsApp-Integration via Twilio

Erstellung von Nachrichtenvorlagen, Medienanhängen und Logging-Funktion

Workshops bei Werk von Morgen (2 Tage)

Tag 1: Vertriebsstruktur, Statusmanagement, Workflows

Tag 2: Kommunikationstools, WhatsApp, Scoring, Live-Prozesse

Besonders stark war die Verzahnung von klassischem Vertrieb, Investorenkommunikation und Messenger-basiertem Support – alles in HubSpot.

Das Ergebnis

Nach Projektabschluss war ein skalierbares, vollständig automatisiertes System etabliert:

Leadqualifizierung erfolgt jetzt automatisiert mit Aufgabenführung
Die Erstellung neuer Deals erfolgt bei qualifizierten Leads zu 100 % automatisch
Manuelle Aufgaben im Vertrieb wurden um 80 % reduziert
WhatsApp-Kommunikation läuft zentral und rechtssicher über HubSpot
Investoren erhalten strukturierte Reports mit spezifischen Zugriffsrechten
Reporting ist kein Zeitfresser mehr, sondern Entscheidungsgrundlage

„Unser Vertrieb war vorher Bauchgefühl – jetzt ist er planbar. Wir haben vollständige Kontrolle über unsere Leads, Prozesse und sogar WhatsApp-Kommunikation. Werk von Morgen hat uns auf ein neues Level gebracht.“

farminsect-1

VertriebsleitungFarminsect GmbH

Häufig gestellte Fragen

Warum wurde HubSpot für dieses Projekt gewählt?

Weil es sich ideal mit Google Ads, E-Mail-Marketing, Tracking und Reporting verzahnen lässt – besonders für digitale Plattformen mit hohem CRM-Bedarf.

Welche Kampagnentypen wurden eingesetzt?

Google Search Ads, Display Ads, Retargeting sowie organische SEO-Maßnahmen (inkl. Backlink-Aufbau).

Welche Ergebnisse zeigten sich zuerst?

Die Google Ads zeigten schon im ersten Monat Wirkung – SEO zog nach etwa 2–3 Monaten spürbar an.

Wie wurde sichergestellt, dass die Daten rechtskonform verarbeitet werden?

Durch saubere Opt-in-Strecken, DSGVO-konformes Tracking, Cookie-Banner und dokumentierte Einwilligungen in HubSpot.

Automatisiertes Leadmanagement und Prozesskontrolle für Vertrieb und Investorenkommunikation

Zusammenfassung

Das Ergebnis

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Häufig gestellte Fragen

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